I software gestionali rappresentano l’anima del call center: questa tipologia di programmi consente alle agenzie di gestire il lavoro, a prescindere dalla tipologia di attività di cui occuparsi. Assistenza clienti, segretariato virtuale, help desk: ognuna di queste tipologie di call center basa il suo funzionamento su software gestionali capaci di rendere possibile il controllo del flusso delle chiamate e non solo.

Software gestionali: a cosa servono

Che si lavori in un call center da casa o in un call center outbound non vi è molta differenza: per regolare tutte le attività si ha bisogno di un programma che consenta di gestire sia le chiamate in entrata ed in uscita sia tutte quelle attività di comunicazione che si rendono necessarie non solo in questo tipo di agenzia ma in ogni ufficio. Il numero degli operatori in questo caso è ininfluente: anche la formula più basilare, composta da 1-5 persone massimo, necessita di un supporto che consenta di poter lavorare con tranquillità. Il software gestionale, per un call center, è uno strumento irrinunciabile.

E’ importante comprendere che ridurre il call center ad una persona che chiama per offrire servizi o ad una che è pronta a rispondere alle domande che le vengono fatte è un modo riduttivo di vedere questa realtà lavorativa. Grazie al software gestionale è infatti possibile non solo gestire il flusso di chiamate di un’agenzia ma dare modo alla stessa di lanciare campagne marketing che sfruttino diversi dispositivi e creare, più generalmente, un’importante rete di comunicazione e lavoro in grado di fare la differenza e produrre guadagno.

I software gestionali consentono agli operatori di gestire qualsiasi azione essi necessitino per portare avanti il loro lavoro.

Software gestionali per call center: l’arma vincente

Un software gestionale completo per call center deve essere in grado di dar modo ad operatori e manager di poter affrontare il normale lavoro e le criticità senza rischiare conseguenze di alcun tipo. Il programma ideale è in grado di poter gestire tutte le attività di un call center a prescindere dalla sua tipologia e senza aver bisogno di altre risorse similari. Prendiamo ad esempio i team leader: essi potrebbero necessitare, per uno specifico cliente, di creare una campagna dedicata che consenta di coinvolgere solo un gruppo di operatori. Il gestionale consente di poter raggiungere questo scopo attraverso pochissimi clic perché in grado di assegnare task specifici a squadre selezionate di dipendenti.

Parola d’ordine? Funzionalità e leggerezza. Il software gestionale, tra le altre cose, è la base di quella che è l’attività di telemarketing/teleselling: quando vi è la necessità di trovare clienti, l’utilizzo di un programma che dia modo di gestire al meglio le chiamate voip da eseguire rappresenta le fondamenta dell’intero successo dell’attività. E’ la semplicità a vincere e questo programma semplifica in modo essenziale il lavoro degli operatori.

I software gestionali consentono la completa gestione delle attività a prescindere dalla tipologia di call center aperto.

Esso si rivela perfetto anche per controllare ed eseguire attività molto semplici ma che rischiano di creare confusione in una classica giornata di lavoro come la gestione di richiami e delle chiamate da fare. I programmi più avanzati e di successo non solo danno la possibilità di creare delle campagne telefoniche ma consentono agli operatori di gestire le chiamate in automatico senza comporre il numero.

Software gestionali e segretariato virtuale

Per ciò che riguarda l’applicazione del gestionale nelle attività di segretariato virtuale, una delle caratteristiche che più dimostrano quanto importante siano questo tipo di programmi riguarda la notifica degli appuntamenti attraverso diverse modalità. I professionisti e le ditte che non possono permettersi di pagare una persona per le mansioni di segreteria stanno sempre di più affidandosi alle agenzie di call center che offrono questo tipo specifico di assistenza clienti e mai come in questo tipo di attività è importante che gli operatori siano in grado di tenere conto di tutte le attività della propria clientela. Nessun errore è ammesso: il gestionale offre tutte le risorse necessarie affinché ogni singolo task possa essere tenuto sotto controllo ed andare a buon fine.

E per questi motivi che un programma ben strutturato può rappresentare la discriminante per il successo.